Un autocar avec chauffeur pour séminaires, salons et sorties de CSE

Un séminaire hors de Paris, une journée de cohésion, un salon à Villepinte, des invités à conduire de l'hôtel à la salle de réception, une sortie du comité social et économique (CSE) : quand le groupe est celui d'une entreprise, la demande de car a ses règles propres. Le devis se fait au nom d'une société, la liste des participants vient d'un service des ressources humaines ou d'une agence, et l'horaire dépend du programme de la journée autant que du trajet. Cette page explique comment se prépare un déplacement d'entreprise en autocar avec chauffeur, que les entreprises appellent aussi bus ou navette d'entreprise, ce que disent les pages officielles des grands parcs d'exposition d'Île-de-France sur leur accès, et ce qu'il faut indiquer pour recevoir un devis utilisable.

Selon l'effectif, le car n'est pas le même, et les places par type sont décrites sur la page véhicules. Des montants relevés sur d'autres sites pour une journée de transport se consultent dans les repères de prix ; l'horaire et l'attente feront varier le devis de votre déplacement. Pour l'obtenir, indiquez la société à facturer, les horaires et le nombre de passagers.

Qui demande, et au nom de qui

Quatre profils reviennent le plus souvent :

• une entreprise, par la direction, les ressources humaines, une assistante de direction ou le service des achats, pour ses équipes ou ses clients ;
• un CSE, pour une sortie destinée aux salariés et à leur famille ;
• une agence événementielle, qui commande pour un client et lui transmet le devis pour validation ;
• un office (de tourisme, par exemple) ou une association professionnelle qui reçoit des invités ou des adhérents.

Dans les quatre cas, celui qui commande n'est pas toujours celui qui voyage, ni celui qui paie. Dites-le dès la demande : la raison sociale et l'adresse de facturation de la société, le nom du client final si vous êtes une agence, et la référence de commande si votre service comptable en exige une. Le devis est ensuite établi à ce nom, et il circule souvent entre plusieurs personnes avant d'être accepté. Il vaut mieux que la date, les horaires, les adresses et le nombre de passagers y soient lisibles sans explication.

Ce qui est compris dans le prix et ce qui ne l'est pas, par exemple l'attente sur place, se fixe dans le devis.

Autocar d'entreprise : séminaire hors de Paris et journée de cohésion

Pour une équipe qui part ensemble, le car a un avantage simple : un seul rendez-vous, devant le siège ou une gare, et tout le monde arrive en même temps. Personne ne cherche une place de stationnement, personne ne se perd sur la route, et les collègues qui ne se croisent jamais au bureau voyagent côte à côte. Le départ peut se faire de n'importe quelle adresse d'Île-de-France : un siège à Paris, un site industriel en Seine-Saint-Denis, un bureau en Val-de-Marne. La page location d'autocar à Paris détaille les départs depuis la capitale.

Pour une journée sur place comme pour un séminaire de deux ou trois jours, la question est la même : que fait le car pendant que l'équipe travaille ? Le car peut attendre sur place ou revenir chercher le groupe : indiquez votre préférence, le devis en tient compte. L'aller et le retour d'un séminaire de plusieurs jours se demandent ensemble.

Pour un séminaire dans une grande ville de province, la page voyage en autocar vers Lyon, Marseille et Bordeaux donne les distances et les durées. Pour un week-end d'équipe à la neige, voir la location d'autocar pour le ski. Dans les deux cas, la durée du trajet impose des pauses : le paragraphe plus bas sur les horaires en explique la règle.

Salon professionnel : les trois grands parcs d'exposition

Trois grands parcs d'exposition d'Île-de-France accueillent des salons professionnels : Paris Nord Villepinte, Paris Expo Porte de Versailles et Paris Le Bourget. Une entreprise qui y envoie vingt, trente ou quarante personnes se pose la même question à chaque fois : comment les faire arriver ensemble, à l'heure d'ouverture, sans qu'elles passent la matinée en transports en commun ? Le tableau donne les repères.

Ces durées sont celles d'une voiture, hors circulation. Un autocar roule moins vite, et la circulation s'ajoute aux heures de pointe : l'horaire de départ se fixe avec une marge, pas à la minute.

Les pages d'accès de Viparis, qui présente ces trois parcs, décrivent surtout les transports en commun et les parkings pour voitures. Dans le texte de ces pages, il n'est question d'autocar nulle part : ni zone de dépose, ni parking réservé aux cars. Un groupe en car n'est donc pas un cas que la page règle. Le point où le car dépose les participants et où il les reprend se demande à l'organisateur du salon avant la date, puis se note sur le devis.

Quelques détails de ces pages comptent pour un groupe :

• à Paris Nord Villepinte, Viparis distingue un accès visiteurs (sortie 2 de l'A104, parkings P1, P2 et P3) et un accès exposants (sortie 1 de l'A104). Une entreprise qui a des collègues sur le stand et d'autres en visite n'a pas forcément le même rendez-vous pour les deux groupes. Le parc indique aussi, dès l'ouverture au public, un service de navette et d'accompagnement prévu pour les personnes à mobilité réduite et deux accompagnateurs, depuis les parkings visiteurs ;
• à Paris Expo Porte de Versailles, la page cite trois parkings : le parking 1 (2 rue d'Oradour-sur-Glane, Paris), le parking 6 (accès place des Insurgés de Varsovie) et le parking 7 (rue Marcel Yol, à Vanves). Le métro 12 y a deux sorties, la sortie 1 pour les pavillons 2 à 7 et la sortie 2 pour le pavillon 1 : un groupe qui visite deux pavillons éloignés a intérêt à connaître le sien avant de choisir où descendre ;
• à Paris Le Bourget, la page d'accès donne le RER B et rappelle qu'il faut un billet Île-de-France, le ticket T+ n'étant pas valable. La page de Villepinte dit la même chose. Pour quarante personnes, un car évite d'acheter et de contrôler quarante titres de transport.

Le cas d'une équipe qui arrive en avion et va directement au salon se rencontre souvent. Viparis annonce environ 10 minutes en taxi depuis Roissy-Charles-de-Gaulle jusqu'à Paris Nord Villepinte, et environ 15 minutes jusqu'à Paris Le Bourget ; pour Porte de Versailles, environ 20 minutes depuis Orly. Ce sont des durées de taxi, que la page ne détaille pas pour un car. La page transfert d'aéroport de groupe explique comment se prépare l'arrivée de l'équipe, et le même car peut l'emmener ensuite jusqu'au parc.

Navettes entre un hôtel et un lieu d'événement

Un congrès, un lancement de produit ou un voyage d'agence réunit des invités logés à un endroit et attendus ailleurs. Le car fait alors la navette : il conduit un premier groupe de l'hôtel au lieu de l'événement, revient chercher le suivant, et ainsi de suite jusqu'à ce que tout le monde soit arrivé. Le soir, il fait le trajet inverse. On parle de plusieurs allers-retours dans la même journée.

Cette organisation dépend de trois choses que le devis doit connaître :

• le trajet entre l'hôtel et le lieu, et le temps qu'il faut pour monter et descendre, ce qui détermine combien d'allers-retours tiennent dans une heure ;
• le programme de la journée : à quelle heure le premier invité doit être arrivé, à quelle heure le dernier doit repartir ;
• le nombre d'invités à chaque passage, car un car ne prend que ce que ses places permettent.

Un car ne fait qu'un trajet à la fois. Une grille de passage très serrée, par exemple un départ toutes les dix minutes, se dit dès la demande : le devis indique ce qui est possible, et l'agence ou l'entreprise peut alors ajuster son programme avant d'avoir envoyé les invitations. Pour une navette qui ne transporte que de petits groupes, jusqu'à 22 personnes par passage, la page du minicar de 22 places décrit cette option.

Navette d'entreprise entre gare et site

Une navette d'entreprise relie un point d'arrivée commun, gare ou aéroport, au site de la réunion : usine, siège, centre de formation, parc d'exposition. Les participants descendent du train, retrouvent le car au point fixé et gagnent le site ensemble, sans chercher un taxi ni un titre de transport. Pour les parcs du tableau, la gare est celle du RER B que cite Viparis : Parc des Expositions pour Villepinte, Le Bourget pour Paris Le Bourget. La demande donne le nom de la gare, l'heure du train attendu, le site à rejoindre et, pour le retour, l'horaire du dernier train à prendre.

Fin de soirée, retours tardifs et durée de la journée

Une soirée d'entreprise, un dîner de gala ou une remise de prix finissent rarement à l'heure prévue. Pour le retour, donnez l'heure à laquelle la soirée est censée se terminer, et ce que vous préférez si elle déborde : attendre sur place, ou fixer une heure de départ qui ne bouge pas. L'attente se règle dans le devis.

Une journée longue rencontre aussi une limite de réglementation. Le règlement européen n° 561/2006 prévoit que la durée de conduite journalière d'un conducteur ne dépasse pas neuf heures, avec une possibilité de la porter à dix heures, au plus deux fois par semaine. Il prévoit aussi, après quatre heures et demie de conduite, une pause ininterrompue d'au moins quarante-cinq minutes, qui peut être fractionnée selon les cas prévus par le texte (la page sur le séjour au ski détaille ces règles de conduite et de pause). Un aller-retour vers une ville éloignée avec un retour tard le soir se calcule donc avec ces limites. Elles sont une raison de plus pour donner les horaires de début et de fin de journée dès la demande, plutôt que de les découvrir au moment de confirmer.

Sortie du CSE : familles, enfants, liste de participants

Selon le Code du travail, le CSE assure, contrôle ou participe à la gestion des activités sociales et culturelles établies dans l'entreprise, prioritairement au bénéfice des salariés, de leur famille et des stagiaires. Une sortie du CSE ne réunit donc pas que des salariés : des conjoints et des enfants viennent avec eux. Pour le car, cela change deux choses.

• Le nombre de places se compte avec tout le monde. Distinguez adultes et enfants dans la demande, et indiquez l'âge des plus jeunes : cela compte pour l'organisation de la sortie, et pour les poussettes ou les sièges rehausseurs, à prévoir avant la date.
• La liste des participants se construit souvent par inscription, et elle bouge jusqu'à la dernière semaine. Donnez le nombre prévu, puis confirmez le nombre exact avant la date. Le jour même, le responsable de la sortie garde la liste et vérifie que chacun est monté.

Les sorties les plus courantes sont la journée dans un parc comme Disneyland Paris et les parcs, la sortie de fin d'année vers les marchés de Noël et le week-end à la montagne. Si un participant est en fauteuil ou a du mal à marcher, la page sur l'autocar pour personnes à mobilité réduite explique ce qu'il faut préciser.

Un responsable joignable le jour du déplacement

Le jour du déplacement, le chauffeur a surtout besoin d'une personne qu'il peut appeler. Indiquez dans la demande le nom et le téléphone portable d'un responsable du groupe : l'assistante de direction qui organise, un membre du CSE, l'agent de l'agence sur le terrain. C'est lui qui dit que tout le monde est monté, que l'on attend deux retardataires ou que le programme avance d'un quart d'heure. Si deux personnes se relaient dans la journée, notez les deux numéros.

Ce qu'il faut indiquer pour demander un devis

• la raison sociale et l'adresse de facturation, et, pour une agence, le nom du client final ;
• le type de déplacement : séminaire, salon, navette entre un hôtel et un lieu, soirée, sortie de CSE ;
• la date, ou les dates, et le sens du trajet : aller simple, aller-retour, plusieurs allers-retours dans la journée ;
• le lieu de départ et celui d'arrivée, avec le nom du parc d'exposition, de l'hôtel ou du lieu de réception ;
• l'heure du premier départ et celle du dernier retour, et l'heure de fin prévue d'une soirée ;
• le nom et le téléphone du responsable du groupe le jour même, et d'un second contact s'il y a un relais ;
• le nombre de passagers, avec les adultes, les enfants et les accompagnateurs distingués ;
• les bagages ou le matériel : valises, panneaux d'un stand, cartons de documentation ;
• la date limite de réponse, si le devis doit être validé par une direction ou par le client d'une agence avant la commande ;
• les besoins particuliers : personne à mobilité réduite, arrêt supplémentaire, repas pris sur le trajet.

Un programme qui n'est pas encore validé peut déjà être transmis tel quel, avec les horaires visés ; signalez ensuite ce qui change.

Questions fréquentes

Le devis peut-il être établi au nom de la société, avec une référence de commande ?

Oui, à condition de le préciser dans la demande : raison sociale, adresse de facturation, et la référence de commande si votre service comptable en exige une. Le devis est établi à ce nom.

Que se passe-t-il si l'événement est annulé ?

Dans le contrat type, qui joue sauf écrit différent, l'indemnité due au transporteur monte avec la proximité du départ : 30 % du prix pour un départ annulé de 30 à 21 jours avant, jusqu'à la totalité le jour même (article 11). Une direction des achats qui exige d'autres conditions les fait inscrire dans le devis. Le barème complet est dans les conditions de vente.

Une agence événementielle peut-elle commander pour son client ?

Oui. Indiquez le nom de l'agence, celui du client final et la personne qui règle la facture. Si le client doit valider le devis avant la commande, dites-le : la date limite de réponse se note sur la demande.

Combien d'allers-retours un car peut-il faire dans la journée ?

Cela dépend du trajet, du temps pour monter et descendre, de l'heure de début et de fin de la journée, et de la réglementation sur le temps de conduite. Donnez le programme complet : l'organisation de la journée se fixe dans le devis.

Faut-il envoyer la liste des participants avec la demande ?

Pas pour le devis : le nombre de personnes suffit, avec adultes et enfants distingués. La liste nominative sert le jour même, au responsable du groupe, pour vérifier que tout le monde est monté.

Le car peut-il attendre sur place pendant le séminaire ou la soirée ?

Le car peut attendre sur place ou revenir chercher le groupe : indiquez votre préférence, le devis en tient compte.

Votre équipe, vos invités ou votre CSE ont une date, un lieu et des horaires ? Demandez un devis pour votre déplacement d'entreprise en indiquant la société à facturer, le nombre de passagers, les heures de départ et de retour et le nom d'un responsable joignable.