Un autocar pour l'équipe, ses supporters et leur matériel

Un club amateur qui joue à l'extérieur le samedi, une association sportive de collège ou d'université qui part en tournoi, la section sportive d'un comité d'entreprise qui emmène son équipe et ceux qui viennent l'encourager : le problème est le même. Il faut déplacer trente, quarante ou cinquante personnes, avec leurs sacs, à une heure que la ligue ou la fédération a fixée sans consulter personne, et partager la facture entre ceux qui montent. Cette page explique comment un club d'Île-de-France prépare une location d'autocar avec chauffeur, le bus de l'équipe pour beaucoup, pour un match, un tournoi, un stage ou un déplacement de supporters, ce qui se précise tôt, ce qui peut attendre, et ce qu'il faut dire sur le matériel pour recevoir un devis juste.

Quel véhicule pour vos joueurs et vos supporters ? La page véhicules liste les tranches de places. Les repères de prix recensent des montants publiés ailleurs pour une journée de transport ; la somme à répartir entre licenciés sortira du devis, que le lieu du match, l'horaire, le nombre de personnes et le matériel permettent d'établir.

Autocar pour un club sportif : les situations les plus courantes

• Le match à l'extérieur, le week-end. Un aller-retour dans la journée : départ le matin devant le club ou le gymnase, coup d'envoi en début ou en fin d'après-midi, retour le soir.
• Le tournoi sur deux jours. Samedi et dimanche, avec ou sans nuit sur place, parfois avec des rencontres à des heures différentes d'un jour à l'autre.
• Le stage. Une semaine de préparation, un stage de début de saison, un séjour dans un centre sportif : un aller en début de semaine, un retour en fin de semaine, et une équipe qui arrive chargée.
• Les supporters. Un car de parents, d'amis et de licenciés qui accompagne l'équipe, ou qui rejoint un stade pour un grand match.
• L'association sportive scolaire ou universitaire. Une équipe d'élèves ou d'étudiants qui se rend à une rencontre de district, de département ou de championnat universitaire.

Le groupe qui organise n'est pas toujours un club au sens strict. Pour une association sportive d'établissement, le cadre propre aux élèves est décrit dans le guide du voyage scolaire en autocar ; pour des étudiants, la page location d'autocar pour étudiants ; pour une équipe d'entreprise ou la section d'un comité social et économique, la page location d'autocar pour entreprise.

Le calendrier n'est pas le vôtre

Un club ne choisit pas l'heure de ses matchs. Le calendrier vient de la ligue, du district ou de la fédération, et l'horaire exact d'une rencontre n'est pas toujours connu au moment où il faut réserver un car. Deux conséquences pratiques.

D'abord, la demande peut partir avant l'horaire définitif : indiquez la date, le lieu et le nombre de personnes, et dites simplement que le coup d'envoi reste à confirmer. Dès qu'il est connu, communiquez-le : c'est lui qui fixe l'heure de départ, puisqu'on compte à rebours depuis l'heure à laquelle l'équipe doit être sur place, échauffement compris.

Ensuite, ce qui se passe si l'horaire change se règle avant la date, pas le jour même. Que devient la réservation quand un match est avancé, reculé ou reporté ? Cela se dit au moment de la demande et se fixe dans le devis.

Les distances : quatre villes, vues d'Aulnay-sous-Bois et de la porte Maillot

Pour situer ce que représente un déplacement, voici quatre villes où un club d'Île-de-France peut être appelé à jouer, un tournoi ou un stage.

Ce sont des durées de voiture, hors circulation, mesurées jusqu'au centre de chaque ville. Un autocar roule moins vite, s'arrête, et le stade ou le gymnase n'est presque jamais au centre : l'heure de départ se fixe avec une marge plutôt qu'à la minute près. Pour des trajets plus longs, vers un tournoi dans une grande ville ou une compétition en province, voir la page voyage en autocar vers Lyon, Marseille et Bordeaux.

Les départs depuis la Seine-Saint-Denis et le Val-de-Marne ont chacun leur page : autocar au départ de la Seine-Saint-Denis et autocar depuis le Val-de-Marne.

Le matériel : dire ce qui est hors format

Le matériel d'une équipe ne se résume pas à des valises. Une équipe de football arrive avec un sac par joueur, un sac de ballons, un sac de maillots, parfois des plots et une trousse médicale. Les valises d'un groupe de voyageurs et le matériel d'une équipe n'occupent pas la place de la même façon, et le nombre de places assises ne dit rien de la place qui reste pour le reste.

Dans la demande, séparez ce qui est courant de ce qui est hors format.

• Courant : sacs de sport, sacs de ballons, sacs de maillots, bouteilles et glacières, trousse de secours.
• À signaler dès la demande : vélos (avec ou sans roues démontées), perches de saut, skis ou bâtons, rames, grands sacs de buts ou de filets, barrières, tapis.
• Pour une fanfare ou un groupe de supporters qui joue : grosse caisse, caisse claire, tubas, contrebasse, bannières et mâts. Dites combien il y en a et quelle est la plus grande pièce, longueur et largeur.

Un objet long, un vélo avec ses deux roues ou un instrument encombrant n'a pas forcément sa place dans le véhicule, et la réponse dépend de ce qu'il est et de ce qui est déjà chargé. Mieux vaut le savoir avant la date que le matin du départ, sur le trottoir. Indiquez aussi si le matériel doit être chargé avant les personnes.

Le car des supporters vers un grand stade

Quand le groupe va voir un match plutôt que le jouer, il arrive à un stade qui a ses propres règles d'accès les jours de rencontre. Le Stade de France en donne un exemple : son site officiel indique que le parking P4 est un parking extérieur réservé aux autocars, situé à quelques mètres du stade, avec un accueil et une surveillance pendant toute la durée de la manifestation. Pour y garer un autocar, la demande se fait par courriel à l'adresse donnée sur la page du stade, et les parkings du stade restent ouverts jusqu'à deux heures après la fin de l'événement, d'après le même site.

Ce que cela change pour un groupe de supporters : la place d'un autocar se demande à l'avance, pas le jour du match. D'autres stades ont leurs propres règles, et pour un match précis, c'est le club qui reçoit ou l'organisateur qui renseigne sur les emplacements prévus pour les autocars de supporters. Indiquez dans votre demande le stade, la date, l'horaire du match et le point de rendez-vous que votre club a obtenu, s'il en a un.

Événements : concert, festival, match

Un club ou une association qui emmène ses membres à un concert, à un festival ou à un grand match pose au car les mêmes questions : où descendre, à quelle heure repartir, où patienter. L'heure de fin dépend de l'organisateur et se connaît tard, parfois après la demande : donnez celle qui est annoncée et gardez une marge pour la sortie d'une foule. Le point où les autocars déposent et reprennent le public se demande à l'organisateur avant la date, comme pour le stade décrit plus haut. Un festival de plusieurs jours ajoute un choix, le car sur place ou un retour chaque soir, à écrire dans la demande.

Les mineurs et leurs accompagnateurs

Beaucoup de déplacements sportifs concernent des enfants et des adolescents : écoles de sport, équipes de jeunes, association sportive de collège. Les règles d'encadrement (nombre d'adultes, autorisations des parents, responsabilité du club) sont celles de votre fédération, de votre établissement ou de votre collectivité, et cette page n'en énonce aucune : renseignez-vous auprès d'elle avant la réservation.

Ce que le devis demande, lui, est simple. Indiquez le nombre de personnes en distinguant les joueurs mineurs, les accompagnateurs adultes et les supporters, et nommez un responsable, avec son numéro, qui sera le contact du chauffeur le jour même. C'est lui qui compte les passagers à la montée, qui prévient quand quelqu'un manque et qui décide quand le car peut repartir. Pour un groupe d'élèves, la liste des passagers se vérifie avant de monter.

Le retour tard après un match du soir

Un match qui se termine à 22 heures ne laisse pas partir le car à 22 heures : il y a la douche, la troisième mi-temps, les parents qui discutent, la remise des coupes. L'horaire de retour est celui qu'on prévoit, pas celui où les choses se terminent. Quand le retour se fait de nuit :

• donnez l'heure de fin de match prévue et une heure de départ réaliste, avec la marge d'un match qui se prolonge ;
• prévenez si certains descendent à un autre arrêt que le point de départ, par exemple devant le domicile d'enfants ou à une gare ;
• dites si le chauffeur doit attendre sur place pendant la rencontre : c'est un temps d'attente, qui entre dans le prix et se fixe dans le devis.

Pour un retour après minuit, le dire dès la demande permet au devis d'en tenir compte. Pour un tournoi sur deux jours, précisez si le car revient chaque soir ou reste sur place : le devis en tient compte.

Un stage ou un tournoi en montagne ou en province

Les stages de début de saison et de préparation se font souvent loin : en montagne pour un travail en altitude, au bord de la mer, dans un centre sportif de province. La page voyage en autocar dans les Alpes et les Pyrénées décrit ce genre de trajet long, avec ses étapes. Pour un départ en fin de semaine, un stage qui commence un dimanche soir ou un retour un vendredi, l'heure à laquelle les familles attendent les enfants compte autant que la distance.

Partager le coût entre les licenciés

Le partage se fait ensuite au sein du club : on divise le prix du trajet par le nombre de payants, et la question est de savoir qui paie. Ceux qui jouent, ceux qui accompagnent, les supporters ? La caisse du club prend-elle une partie ? Comptez les inscrits avant de demander le devis, plutôt qu'après.

Trois points à régler au sein du club, avant la demande :

• le nombre de places que vous êtes sûr de remplir, et celui de places supplémentaires que vous souhaitez garder ouvertes ;
• la date limite d'inscription, avec le paiement de la part de chacun ;
• ce qui se passe si quelqu'un se désiste : la caisse du club absorbe-t-elle la différence, ou chacun paie-t-il un peu plus ?

Ce qu'il advient du prix si le nombre de passagers baisse après la signature se dit dans le devis. Une équipe qui compte jusqu'à 22 personnes, remplaçants et accompagnateurs compris, peut aussi regarder le minicar de 22 places.

Ce qu'il faut indiquer pour un déplacement de club

• la date, le lieu du match, du tournoi ou du stage, et l'horaire du coup d'envoi, ou la mention « à confirmer » ;
• le point de départ en Île-de-France (club, gymnase, école, gare) et le point d'arrivée, avec le nom du stade ou du gymnase ;
• le nombre de personnes, en séparant joueurs, accompagnateurs adultes et supporters, et le nombre de mineurs ;
• le responsable du groupe, avec son numéro, qui compte les passagers à la montée ;
• le matériel, avec tout ce qui est hors format : vélos, perches, instruments, grands sacs ;
• le retour : heure prévue, retour le même jour ou plus tard, arrêts en chemin ;
• le temps d'attente pendant la rencontre, si le car doit rester sur place.

Si l'horaire de la ligue ou le nombre de payants n'est pas encore connu, écrivez-le comme tel dans la demande, et complétez-la dès que le club ou la ligue tranche.

Questions fréquentes

Peut-on réserver avant de connaître l'horaire du match ?

On peut demander un devis avec une date et un lieu, en indiquant que l'horaire est à confirmer. Dès que la ligue ou la fédération l'a fixé, communiquez-le : l'heure de départ en dépend. Ce qui se passe si l'horaire change se règle dans le devis.

Et si le match se prolonge ou si l'heure du retour change ?

Quand le coup d'envoi ou la fin de match bouge, l'article 14 du contrat type, valable sauf écrit différent, pose le cadre : toute consigne nouvelle en cours de service se confirme par écrit, le transporteur n'a pas à y répondre favorablement si elle contrarie ses engagements de départ, et le prix peut être ajusté. Mieux vaut annoncer dès la demande une heure de fin réaliste, avec la marge d'une prolongation. Pour lire l'article en entier, voir les conditions de vente.

Où mettre les vélos, les perches ou les instruments d'une fanfare ?

Cela dépend de leur taille et de ce qui est déjà chargé. Indiquez-les dès la demande, avec leur nombre et leurs dimensions : un objet hors format n'a pas forcément sa place dans le véhicule, et la réponse se donne avant la date, pas le jour du départ.

Le car peut-il attendre pendant le match et ramener le groupe le soir ?

Cette attente se demande dans le devis : indiquez que le car doit rester sur place le temps de la rencontre, l'heure de fin de match prévue et le retour souhaité. Le temps d'attente entre dans le prix et se fixe dans le devis.

Comment partager le prix entre les licenciés ?

Le partage se fait au sein du club : on divise le prix du trajet par le nombre de payants. Comptez les inscrits et fixez une date limite de paiement avant de demander le devis, et décidez à l'avance de ce qui se passe en cas de désistement.

Un grand stade accepte-t-il n'importe quel autocar de supporters ?

Non, les stades ont des règles d'accès les jours de match. Celui du Stade de France, par exemple, prévoit un parking pour autocars réservé sur demande. Pour un autre stade, renseignez-vous auprès du club qui reçoit ou de l'organisateur, et donnez le résultat dans votre demande.

Votre club a une date, un lieu de match, un nombre de joueurs et de supporters ? Demandez un devis pour votre déplacement en indiquant l'horaire du match (ou « à confirmer »), l'heure de retour souhaitée, le nombre de mineurs et le matériel hors format.